アイゼンハワー・マトリックスとは？活用のコツとケーススタディ

名前を見ると少し小難しそうといいますか、ゴツい感じがするかもしれませんが、内容は至ってシンプル。

タスクを「緊急度」「重要度」で整理するものです。

以下の4つにタスクを整理していきます。

・第1領域：緊急かつ重要なもの
・第2領域：緊急ではないが重要なもの
・第3領域：緊急だが重要でないもの
・第4領域：緊急でも重要でもないもの

図のように、4つの象限に分けてそれぞれ書き出してみるのがおすすめです。

第1領域は案外迷わない、悩ましいのは第2・3領域

第1領域は締切が決まっていて、外せないタスクが含まれます。案外最も簡単に穴埋めできるのが第1領域です。

問題になってくるのは、第2・3領域。線引きが難しく感じる方もいらっしゃるでしょう。

まず、「自分でなければできないか」「自分以外でもできることか」で分けるのがポイントです。自分でなければできないことは、ひとまず重要と言えますので、第2領域として整理します。

第2領域を箇条書きで出し切ったら、それぞれ目安の期日を決めておくのがポイント。というのも、第2領域にまとめたタスクは、必ずいつか第1領域にうつってきます。前もって動くに越したことはありませんので、それぞれ期日を決めて段取りを練っておくと良いでしょう。

該当のタスクを他の人に頼む選択肢も考えられるのであれば、第3領域として整理します。第3領域は緊急だけれども、自分でなくて良いもの。ここには、突発的なタスクなども含まれるでしょう。自分でなくても対応できるものであれば、あらかじめ他の方に依頼するのが得策です。

第4領域は、重要でも緊急でもないものです。こう聞くと、「じゃあ、やらなければいいじゃん」となるわけですが、実際に書き出してみると、忙しい人であればあるほど第4領域に何を入れていいかわからなくなります。

無駄話なんてする暇もないし、これ以上休憩を削ったら体にこたえそうだし、といったイメージで第4領域には何を入れて良いかわからない方もいらっしゃいます。

ストイックに予定をしきつめることが目的ではないので、適度に休憩は第1領域と心得ておくのが良いでしょう。また、第1〜3領域にあるタスクを全てこなすのが難しければ、一部をやらないと決めて第4領域として整理するのも大切な選択です。